Jede unternehmerische Aktivität beginnt mit einem Dokument und bis zur Erledigung des Geschäftsfalles kommen weitere Dokumente dazu. Dokumente und Daten, die während des gesamten Prozesses von verschiedenen Personen mit unterschiedlichen Systemen erzeugt wurden. Das logische und konsistente Zusammenführen aller Informationen aus unterschiedlichen Quellen, zu übersichtlichen digitalen Akten sind essentiell für fehlerfreie und schnelle Fallbearbeitung.

Erreicht werden kann dieses Ziel mit Enterprise-Content-Management (ECM). Ein Strategie- und Managementkonzept, welches alle Informationstechnologien in ein Gesamtkonzept einbezieht um die Erfassung, Zusammenführung, Austausch von Informationen und Dokumenten zu organisieren. ECM ist die Basis zur Digitalisierung von Prozessen.

ECM umfasst die Technologien, Werkzeuge und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von elektronischen Inhalten im ganzen Unternehmen. (ECM-Definition des internationalen ECM-Verbandes AIIM)